仕事の抜け漏れをなくし、頭をクリアにするToDo管理の方法

Point – To Do管理を徹底しよう –

この「ビジネススキル」シリーズでは多くの人にとって役にたつ基本のビジネススキルについて解説をしていきたいと思います。#15は「ToDo管理をマスターする」です。

この記事では「個人のToDoの管理の方法」について解説していきたいと思います。

「#6 期待値を超える」で解説したように、仕事でプロフェッショナルとして認められるには、期限内に期待を超えるアウトプットを出すことが必須の条件となります。そのためには自分の時間をマネジメントする必要があり、その中の1つがToDoの管理になります。

時間・期限のマネジメントに加えて、クオリティのマネジメントについても同様にToDo管理が非常に重要です。全ての仕事は最終的には1つ1つのタスクに分解されるので、タスクへの分解とそのタスクの処理の精度を決めるToDo管理は仕事のクオリティを決めると言っても過言ではありません。

具体的にToDo管理の方法について解説をしていきたいと思います。まずはToDo管理の方法が満たすべき条件について解説します。

【To Do管理で抑えるべきポイント】

※ジョブとタスクの区別：仕事の中には、2~3分以内で終わるタスク、15分以内で終わるタスク、複数のタスクや思考が絡む大きなジョブに分別できる。ToDo管理をする際は、ジョブは一旦記入したのちにタスクに分解できるような仕組み化が理想。

※一覧性：タスクはプロジェクトに属しているものがあり（クライアントAとの案件のタスクとクライアントBとの案件のタスクなど）、分けて見れる方が便利。また〆切のスケジュール順で見るなど自分のみたい角度からタスク一覧が見れるのが理想。

※期限管理：タスクには仮の期限を設定しているだけで、〆切を延長できるものもあれば、特定の日付にしか作業できない、あるいは特定の日付までに必ず終了しないといけないタスクがある。それらのタスクを区別してアラートを設定したり、カレンダーに転記できるのが理想。

上記のToDo管理のポイントを全て満たす方法を自力で考えるのはかなり大変です。しかし、これから説明するGTDメソッドの考え方と、Trelloなどのツールを活用すれば、ポイントの大部分を満たすToDo管理を確立することができます。

GTD( = Getting Things Done )は日本語に直訳すると「仕事をやり遂げる」という意味ですが、実際のメソッドの中身は個人のToDo管理のメソッドで仕事を効率的にするための手法です。

GTDでは頭の中を常にスッキリさせ、タスクに集中できる環境を作ります。

GTDは下図のようなフローでタスクを処理していきます。

※フロー図の解説は実際のツールTrelloを使いながら動画でも解説を予定しています。