Rikemen 
目次
Point – 議事録をマスターせよ –
この「ビジネススキル」シリーズでは多くの人にとって役にたつ基本のビジネススキルについて解説をしていきたいと思います。#14は「議事録をマスターする」です。
この記事では「基本でありながらも最も大事な能力の1つである議事録を書く方法」について解説していきたいと思います。
議事録は新人でも書く機会の多い仕事の文書ですが、ポイントを抑えて、高速で議事録を書けるようになることは、それ以外の今後の生産性を全て左右するといってもいいほど重要です。
Reason – 議事録はなぜ書くのか？ –
まずは「議事録はなぜ書くのか」という大前提から整理をしておきたいと思います。議事録の目的は大きく2つあります。
「1. MTGの内容について関係者の共通認識を得ること」
「2. その記録を後日の証拠として残すこと」
特に仕事を進捗する意味合いで「1. の共通認識の形成」が重要で、トラブルの際には「2. の証拠を残すこと」が大事になります。
Example – 議事録で何を書くか？どう書くか？ –
ここからは具体的な議事録をマスターするための解説をしていきたいと思います。議事録をマスターするには3つの段階があります。
- 議事録に必要な情報を理解する（頭で意味を理解する）
- 議事録を取るためのツールを使いこなす（頭でやり方を理解する）
- 作成方法を習得する（身体で覚えている状態）
議事録に必要な項目
議事録には必ず記入しておかなければいけない項目があります。逆にその項目さえ埋まっていれば最悪他の情報はなくて良い（むしろ内容がわかりやすい）と言えます。その必須項目については、意味を理解した上で、自分の議事録のテンプレートを作ってしまうことをお勧めします。
【議事録の項目一覧(★は必須項目）】
- ★日付
- ★参加者
- ★アジェンダ
- ★決定事項
- ★NA
- 担当者
- 課題
- 対応方針
- 期限
- ★保留事項
- 次回日程
- 次回アジェンダ
- 自由記載
ツール
議事録を記載するツールは正直なんでもいいと思います。会社の指定などがあればそれに従ってください。ただし、議事録を記載するツールは以下の条件を満たしていると使いやすいです。
【議事録を取るツールが満たすべき条件】
- 議事録作成開始がすぐにできる
- 階層構造が作れる
- スマホからもかける、閲覧できる
- 他の人に共有しやすい
- テンプレートが保存できる、すぐに使える状態にできる
- オフラインでもかける
- 画像の貼り付けなどもできる
例：iPhoneのメモ帳（Macと同期もできる）, Google Keep, MindNode など
作成方法
議事録の作成方法としては、最終的な理想像は
- MTGで画面共有し、ファシリテートもしながら書ける
- MTGが終わるときには議事録も完成している
- 議事録作成に脳をあまり使わない（普通に会話に参加したり、会話をリードしながら議事録が書ける）
となります。スピードとテンプレート化による自動化で脳のメモリ・時間をできるだけ使わず、ファシリテートの道具にまでしてしまうというのが理想です。
Re-Point -まとめ –
最後に今回の記事のまとめを書いて終わります。
議事録作成をマスターするには
・必須の項目を抑える
・ツールですぐに閲覧、記述、共有できる状態を作る
・息をするくらいのスムーズに書けるまで繰り返し訓練する
