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仕事における資料作成では、スピードが命である
この「ビジネススキル」シリーズでは多くの人にとって役にたつ基本のビジネススキルについて解説をしていきたいと思います。今回はデスクワーク編として「伝わる資料を早く作る」です。
この記事では「資料作成はスピードが命である。」ということについて解説していきたいと思います。
なぜスピード・伝わる構成が大切な理由って？
なぜ、資料作成をする際にスピードが大切なのでしょうか？
資料は作ることよりも、どんな資料を作るのか？について考えることの方が大事だからです。
資料というのは仕上がりが重視されている、PPTなどを駆使して作られていると思われていますが、実際は違います。まずは、十分に資料の構成をねってから、PPTなりExcelなりを使用して資料を作成します。資料作成に費やす時間が減れば、それだけ構成を考える時間も増やせるので、内容が充実した資料作成を行うことができるのです。
その構成を考えるときに重要なのは、伝わるかどうか、ということです。
なぜなら、仕事で使う文章は全て情報伝達の手段だからだと言えます。当然ですが、「誰に何を伝えたいのか、なぜ伝える必要があるのか」について考え、そもそも資料作成を行う目的を意識します。
資料は自分が思っていること、伝えたいことを読む側が的確に理解してもらうためのコミュニケーションツールだと思いましょう。資料を通じて読む側に伝えるためには、おしゃれなデザインを使って作ってもあまり印象が薄いです。シンプルでも読む側が理解しやすいデザインであれば、十分に思いが伝わります。
このように、読む側に伝わる構成を入念に考えてから資料作成をするとスピードも上がり、仕上がりも良くなるのです。
PPTやExcelで資料をスピーディーに作成する方法-
ここからは、実際PPTやExcelを使用して資料をスピーディーに作成する方法を解説していきたいと思います。特にPPTでいえば、スライドの構成や手順についてはよく理解しておかなくては、資料作成の時に戸惑ってしまうので十分に理解しておきましょう。
PPT-スライドの構成要素-
PPTは1枚のスライドにいろんな情報を盛り込むことができます。1枚に多くの情報を入れると見にくいのでは？と思うかもしれませんが、それは構成の要素を理解していないから、ごちゃ混ぜになってしまうのです。そこで、まずはどのような構成を行うことによって、見やすくて伝わりやすいPPTを作ることができるのかを解説していきます。
PPTに盛り込みたい構成要素
構成要素としては、以下の6つを意識すると良いです。これらがしっかりと盛り込まれていると、1枚でも十分読む側に伝わる資料を作ることができます。
- メッセージ
- グラフ・チャート・表のタイトル
- グラフ・チャート・表
- 脚注
- 出所
- ページ番号
「メッセージ」とは
それぞれ順に説明していきます。まず「メッセージ」は、スライドで「何を伝えようとしているのか」について要約を行うものです。PPTを通して何を言いたいのかが先に分かれば、読む側もどのように資料が展開していくのか興味をもって読み進めることができます。
「グラフ・チャート・表のタイトル」とは
その名の通り「なんの数値を表しているのか？」ということについてです。パッとタイトルを見るだけで、どんなことがわかるのか理解できるようなタイトル付ができるように考えてみましょう。
「グラフ・チャート・表」とは
資料によって、グラフ・チャート・表のどれにするのかを決めてください。ポイントは、グラフの場合は数字を視覚化したい時に使用し、チャートは概念・関係・構図を図にしたい時に使用します。表は比較的どのような場合でも使いやすいですが、より詳細に伝える場合は、グラフ・チャートで使い分けると便利です。
「脚注」とは
グラフ・チャート・表だけでは伝えきれない、資料の内容を理解してもらうための補足事項です。
「出所」とは
資料のデータ・インタビューなどの出所です。出所をはっきりさせることによって資料に信頼性を持たせることができます。
「ページ番号」とは
今、何枚目のスライドなのか番号をふることです。スライドのページ番号は、非常に重要で資料を読んでもらいながら話す場合に「○ページの○○を見てください」というように要点を伝える際に役立ちます。
PPTスライドの作成手順
構成要素について、先ほどお伝えしましたが作成手順も同じとは限りません。スピードを重要視したPPTでの資料作成の順番は、以下のようになります。
- ページ番号
- メッセージ
- 出所
- グラフ・チャート・表のタイトル、図を書く
- 脚注
大事なポイントは、時間的に削減できる部分はすぐに埋めてしまうことです。
メッセージは多くの人が「どう書いたら良いのか？」と悩む傾向があるので、以下のことを念頭において書いてみてください。
- メッセージを洗い出す
- グルーピング・取捨選択
- ピラミッドスクラクチャーを作る
「メッセージを洗い出す」とは
資料というのは、読む側にとって有益な情報を提示して、より理解を深めてもらった上で納得し行動してもらうために使います。そのため、どんなことを書けばいいのかをまず検討しましょう。言いたいことだけを連ねても、最終的に「このPPTは何を伝えるための資料？」と読む側に混乱を与えるのでメッセージは、資料の目的を整理し洗い出すことが重要です。
「グルーピング・取捨選択」とは
まずグルーピングとは情報の整理のことで、項目ごとに情報を振り分ける作業です。資料にいろいろと情報を盛り込みたくなるものですが、実際今回の資料には不要なのでは？と思うようなことも多く、見出しや色付けでグルーピングをしてまずはバラバラだった情報を1つにしてみてください。そこから、資料作成において必要かどうかの取捨選択をしていくとすっきりと伝えたいことだけが書かれている資料になりやすいです。
「ピラミッドスクラクチャーを作る」とは
簡単に言うと、もっとも伝えたいことを最初に置き、そこから小さな話題に振り分ける構成のことです。大きな話題が1つある中で、その根拠づけになる話を下につけると話にストーリー性が生まれ、誰が読んでも理解しやすい資料になります。
Excel
PPT以外での資料作成といえば、Excelが主流です。PPTと違って、Excelの場合は表や関数などを駆使して使うことが重要になります。Excelでの資料作成のポイントは以下の3つです。
- 見やすい表
- 関数
- ショートカット
「見やすい表」とは
Excelは基本的に表を使って伝えたいことを表現します。単純に罫線を引いて中を埋めていくだけでは、表が見にくくて伝えたいことが伝わりにくいです。見やすくするためには罫線を太くするとか色をつける、不要な罫線は消すなどがポイントになります。文字もフォントやサイズなどを揃えたり、見出しだけは大きくするなどすると、とても統一感が生まれて見やすい表となります。
「関数」とは
あらかじめExcelに用意されている数式のことで、特定の計算を行うことができて非常に時間削減しながら資料作成できます。数値だけではなくて、項目ごとに分けてもくれるので、資料作成の時間が大幅にスピードアップすること間違いなしです。
「ショートカット」とは
キーボードのショートカットのことです。Excelには多くのショートカットが存在していて、使いこなすことによってかなり効率良く資料作成をすることができます。使っているパソコンの種類によってショートカットは微妙に違うので、よく確認しておきましょう。
まとめ
ここまでの話を最後にまとめます。
まず、「資料作成はスピードが命」ということです。なぜなら、資料を作成する時間よりも、資料の構成を考える時間を費やす方が充実した資料作成をすることが可能だからです。
スピードを生むためには、しっかりと「フローを守る」「テンプレを徹底的に使う」ことでした。スピード感を持って資料作成するためには、最初に読む側に伝わる資料全体のストーリー構成を作ることが大事になります。
