スマホの中にも構築しておくべき仕事環境のまとめ

Point – スマホ活用 –

この「ビジネススキル」シリーズでは多くの人にとって役にたつ基本のビジネススキルについて解説をしていきたいと思います。#16は「スマホでも仕事をできるようにする」です。

この記事では「スマホを活用して仕事を効率化する方法」について解説していきたいと思います。                     

Reason – なぜスマホでも仕事をできるようにするのか？ –

生産性を高めるため

スマホでも仕事をできるようにする理由の1つ目は「生産性の向上」です。PCだけでなく、スマホで仕事ができるようになると、隙間時間の活用ができたり、スピードアップできることがあります。

隙間時間活用の例

スマホでも仕事ができる環境を構築しておくことでできることの例

• メール・チャットの処理（確認と返信）
• 資料の確認（移動中にプレゼンのリハーサル）
• 情報収集（kindle, オーディブル, ニュースチェック）
• 執筆（ブログ, SNSでの発信)

スピードアップの例

仕事によってはスマホで行う方が早くできるものもあります。

• 執筆（フリック入力の方がタイピングより早い時もある）
• スキャン（コピー機よりスマホカメラの方が早い）
• 写真、動画編集（スマホでも簡単な編集であれば十分できる）
• 電卓
• メール・チャット処理（フリック入力と隙間時間の活用）

緊急時の対応をするため

2つ目の理由としては、緊急時の対応があります。PCは故障、電池切れ、アップデートなど10分程度動かせないことなどはたまにあります。そのような時に何もできない（特にチャットなど）と仕事がとまってしまいます。また移動中だけど、すぐに対応しないといけない場合や、Wi-Fiがない環境などでもスマホでもすぐ仕事ができる環境にしておくとストレスが少ないです。

Example – スマホ内に構築すべき仕事環境まとめ –

具体的にスマホからでもアクセスできるようにしておくことをおすすめする仕事内容について解説していきます。

スケジュール管理

スケジュールはPCだけでなく、全てのデバイスから見れる方が便利です。Googleカレンダーを利用すればどのデバイスからでも利用が可能です。（会社で別のカレンダーを使っている場合はそちらのアプリでも大丈夫ですし、連携して自分用にGoogleカレンダーでも表示するなどすると良いと思います）

To DO管理

「#15 ToDo管理をマスターする」でも解説しましたが、ToDo管理へのアクセスはとても重要です。何かするべきことや気になることが発生したタイミングですぐにToDoのinboxリストにメモをしたいので、スマホからもすぐにアクセスできるようにしておくことをおすすめします。

Trelloを利用する方であればスマホアプリ版のTrelloをインストールし、ウィジットなどを設置してすぐにTrelloにカードを追加できるようにしておきます。

連絡

連絡はスマホでも取れるようになっている場合が多いと思いますが、クライアントなどと使っているチャットアプリなども全て網羅しておくことをおすすめします。

• チャット
  • Slack
  • チャットワーク
  • LINE
  • メッセンジャー
  • Google HangoutChat
  • ・・・
• メール
  • 仕事で利用するメール
• テレビ会議
  • Zoom
  • Google Hangout
  • ・・・

メモ

何か思いついたことや議事録など、メモした内容はクラウド経由で全てのデバイス間で共有されていることをおすすめします。

例：iPhoneのメモ帳、Google keepなど

データ

資料やマニュアルなど共有フォルダにいつでもアクセスできるようにしておく

• Dropbox
• Google Drive
• iCloud
• iPhoneの写真
• ・・・

管理画面へのログイン

デジタルマーケティングなどの業界では社内・社外含めてさまざまな管理画面がありますが、一通り必要になる可能性があるものはログインできるようにしておきます。（少なくともID/Passは管理しておく）

• SNS各種ログイン
• ブログ
• Google Analytics
• MA
  • HubSpot
  • LINE@
  • ・・・
• CRM
  • Salesforce
• パスワード管理
  • 1Password

*テザリング

スマホから仕事をするとは少しずれますが、Wi-Fiのないところでも仕事をするためにはテザリングは契約しておくことをおすすめします。

Re-Point – まとめ –

最後に今回の記事のまとめをしておきます。